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Rapport annuel - Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport annuel
(1er avril 2017 au 31 mars 2018)

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels relevant des institutions fédérales et donne le droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Ce rapport a été préparé et sera déposé au Parlement en vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Les renseignements contenus dans ce rapport reflètent l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l’Agence Parcs Canada.

Le mandat de l’Agence Parcs Canada consiste à protéger et à mettre en valeur des exemples représentatifs du patrimoine naturel et culturel du Canada ainsi qu’à favoriser chez le public la connaissance, l’appréciation et la jouissance de ce patrimoine de telle manière que leur intégrité écologique ou commémorative demeure intacte pour les générations à venir.  L’Agence est responsable pour 46 parcs nationaux, 171 lieux historiques nationaux, 4 aires marines nationales de conservation et un parc national urbain.  L'Agence est fortement décentralisée avec les membres de l'équipe situés à travers le pays et souvent dans des zones éloignées.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de Parcs Canada coordonne toutes les activités reliées à l’application de la Loi pour l’Agence.  Il est composé de six (6) employées à temps plein.  Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de Parcs Canada a développé et continue d’améliorer les politiques et les procédures internes afin de rencontrer ses obligations en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels, les règlements et les politiques du Conseil du Trésor.

Le présent rapport présente un bilan des activités de l’Agence entre le 1er avril 2017 et le  31 mars 2018.

Rapport de statistiques sur les demandes de renseignements personnels

Le rapport de statistiques en annexe (Annexe A) contient des données détaillées sur les demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Interprétation du rapport de statistiques sur les demandes de renseignements personnels

Entre le 1er avril 2017 et le 31 mars 2018, l’Agence a reçu douze (12) demandes formelles de renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Toutes les demandes ont été traitées au cours de la période visée par le rapport.

Les sept (7) demandes qui ont fait l’objet d’une communication partielle.  L’information exemptée concernait des renseignements personnels concernant d’autres personnes.

La demande incluse dans la catégorie « aucun document n’existe » portaient sur des documents inexistants.

Les trois (3) demandes incluses dans la catégorie « abandonné » provenaient des individus qui n’ont simplement pas répondu à notre correspondance.

Délais

Durant l’exercice 2017-2018, toutes les demandes ont été complétées dans un délai initial de 30 jours. 

Coûts

Les coûts figurant au rapport statistique comprennent que ceux qui se rapportent au traitement des demandes de renseignements puisque la Loi sur la protection des renseignements personnels n’autorise pas l’imposition des frais aux requérants.

Communications formelles et informelles

L’Agence continue de fournir au public des renseignements de façon informelle.  Les renseignements ne sont fournis qu’après que l’Agence s’est assurée qu’ils concernent la personne qui les demande ou en vertu de l’application de l’une ou plusieurs des dispositions du paragraphe 8(2) de la Loi.

De plus, le Bureau de l’AIPRP de Parcs Canada fait aussi la révision de rapports d’enquête en matière de ressources humaines et fournit des avis stratégiques touchant des questions en matière de ressources humaines.

Plaintes/enquêtes

Aucune plainte n’a été déposée auprès du Bureau du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada durant la période visée. 

Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

Entre le 1er avril 2017 et le 31 mars 2018, l’Agence n’a pas reçu de demande de consultation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Aucune demande de consultation n’a été reportée de l’exercice précédent.  Aucune demande de consultation n’a été reportée au prochain exercice.

Fichiers non consultables

L’Agence ne détient aucun fichier non consultable.

Pratiques administratives

Délégation des pouvoirs

En 2017-2018, la responsabilité en matière des décisions relatives à l’application des diverses dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels est déléguée au Vice-président, Direction générale des relations externes et de l’expérience du visiteur et à la Coordonnatrice de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’Agence.  Parcs Canada continue à veiller à ce que seuls ceux qui ont été délégués auront une capacité d’avoir un impact sur le processus de communication.

Procédures

Le Bureau de l’AIPRP de Parcs Canada est le point de coordination du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. À ce titre, il conserve des banques de données sur la protection des renseignements personnels et tient des dossiers statistiques sur le traitement des demandes.  Les demandes reçues par le Bureau de l’AIPRP sont acheminées au service concerné pour qu’il extraie les documents demandés.  Une fois les documents extraits, le service fait des recommandations préliminaires concernant leur communication.  Le Bureau de l’AIPRP examine ces recommandations et étudie ensuite la demande en fonction de la loi.  Il prépare les documents en vue de leur communication.

Le Bureau de l’AIPRP ne fait pas présentement des suivis du temps requis pour le traitement des demandes de vie privée.  Des mécanismes d’établissement de rapports supplémentaires seront entrepris si nécessaire.

Séances de formation

L’efficacité et la transparence sur l’accès à l’information et sur la protection de la vie privée pour les Canadiens est une priorité pour Parcs Canada.  L’Agence a instauré une formation obligatoire de deux étapes comprenant une formation gratuite en ligne sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels de l’École de la fonction publique du Canada et d’une formation formelle en classe d’une journée et demie donnée par un instructeur pour les employés qui sont impliqués régulièrement dans des demandes d’accès à l’information. 

Depuis la livraison de la formation obligatoire, l’École a rapporté que 1,886 employés ont suivi la formation en ligne.  Faisant partie de la deuxième étape du programme de formation, quarante et une (41) séances ont été données aux employés de l’Agence à travers du Canada en 2017-2018.  En tout, huit-cent-trente-deux (832) employés ont assistés ces séances. 

Afin que tous les employés de l’Agence soient au courant de la Loi et de leurs obligations, des séances de sensibilisation sont aussi tenues périodiquement afin de fournir des renseignements de base sur les prévisions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Entre le 1er avril 2017 et le 31 mars 2018, sept (7) évaluations des facteurs relatifs à la vie privée n’étaient pas terminées. Ces évaluations sont toujours en cours.

Atteintes à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle n’a été reporté durant la période visée.

Divulgations de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Aucune divulgation de renseignements personnels n’a été faite durant la période visée.

Divulgations de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Aucune divulgation de renseignements personnels n’a été faite durant la période visée.

Activités de couplage

L’Agence n’est pas impliquée dans les activités de couplage.

Analyse de l’écart de la vie privée

L’Agence continue d’analyser toutes les banques de renseignements personnels au sein de l’Agence suite à l’analyse de l’écart de la vie privée de 2016-2017.  L’analyse assistera dans l’établissement d’une approche commune dans la collecte et dans la rétention des renseignements personnels à travers de l’Agence en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Les résultats de l’analyse détermineront la nécessité d’évaluations relatifs à la vie privée et de banques de renseignements personnels en vertu des politiques et directives du gouvernement fédéral.