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Rapport annuel - Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport annuel
(1er avril 2015 au 31 mars 2016)

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels relevant des institutions fédérales et donne le droit d’accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

            Ce rapport a été préparé et sera déposé au Parlement en vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Les renseignements contenus dans ce rapport reflètent l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l’Agence Parcs Canada.

Le mandat de l’Agence Parcs Canada consiste à protéger et à mettre en valeur des exemples représentatifs du patrimoine naturel et culturel du Canada ainsi qu’à favoriser chez le public la connaissance, l’appréciation et la jouissance de ce patrimoine de telle manière que leur intégrité écologique ou commémorative demeure intacte pour les générations à venir.  L’Agence est responsable pour 46 parcs nationaux, 168 lieux historiques nationaux et 4 aires marines nationales de conservation.  L'Agence est fortement décentralisée avec les membres de l'équipe situés à travers le pays et souvent dans des zones éloignées.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de Parcs Canada coordonne toutes les activités reliées à l’application de la Loi pour l’Agence.  Il est composé de six (6) employées à temps plein.  Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de Parcs Canada a développé et continue de raffiner et d’améliorer les politiques et les procédures internes afin de rencontrer ses obligations en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels, les règlements et les politiques du Conseil du Trésor.

Le présent rapport présente un bilan des activités de l’Agence entre le 1er avril 2015 et le  31 mars 2016.

Rapport de statistiques sur les demandes de renseignements personnels

Le rapport de statistiques en annexe (Annexe A) contient des données détaillées sur les demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Interprétation du rapport de statistiques sur les demandes de renseignements personnels

Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, l’Agence a reçu onze (11) demandes formelles de renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Deux (2) demandes ont été reportées de l’exercice précédent.  Toutes les demandes ont été traitées au cours de la période visée par le rapport.

Huit (8) demandes ont fait l’objet d’une communication partielle.  L’information exemptée concernait des renseignements personnels concernant d’autres personnes.

Cinq (5) demandes incluses dans la catégorie « aucun document n’existe » portaient sur des documents inexistants.

Délais

Durant l’exercice 2015-2016, sept (7) demandes ont été complétées dans un délai initial de 30 jours.  Dans six (6) cas, du temps supplémentaire s’est avéré nécessaire à cause du volume de documents demandés.

Coûts

Les coûts figurant au rapport statistique comprennent que ceux qui se rapportent au traitement des demandes de renseignements puisque la Loi sur la protection des renseignements personnels n’autorise pas l’imposition des frais aux requérants.

Communications formelles et informelles

L’Agence continue de fournir au public des renseignements de façon informelle.  Les renseignements ne sont fournis qu’après que l’Agence s’est assurée qu’ils concernent la personne qui les demande ou en vertu de l’application de l’une ou plusieurs des dispositions du paragraphe 8(2) de la Loi.

Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, dix (10) demandes informelles ont été traitées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

De plus, le Bureau de l’AIPRP fait aussi la révision de rapports d’enquête en matière de ressources humaines et des demandes d’avis stratégique touchant des questions en matière de ressources humaines.

Plaintes/enquêtes

Aucune plainte n’a été déposée auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada durant la période visée. 

Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, l’Agence n’a pas reçu de demande de consultation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Aucune demande de consultation n’a été reportée de l’exercice précédent.  Aucune demande de consultation n’a été reportée au prochain exercice.

Fichiers non consultables

L'Agence ne détient aucun fichier non consultable.

Pratiques administratives

Délégation des pouvoirs

En 2015-2016, la responsabilité en matière des décisions relatives à l’application des diverses dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels est déléguée à la Coordonnatrice de la protection des renseignements personnels de l’Agence.

Procédures

Le Bureau de l’AIPRP est le point de coordination du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. À ce titre, il conserve des banques de données sur la protection des renseignements personnels et tient des dossiers statistiques sur le traitement des demandes.  Les demandes reçues par le Bureau de l’AIPRP sont acheminées au service concerné pour qu’il extraie les documents demandés.  Une fois les documents extraits, le service fait des recommandations préliminaires concernant leur communication.  Le Bureau de l’AIPRP examine ces recommandations et étudie ensuite la demande en fonction de la loi.  Il prépare les documents en vue de leur communication.

Le Bureau de l’AIPRP ne fait pas présentement des suivis du temps requis pour le traitement des demandes de vie privée.  Des mécanismes d’établissement de rapports supplémentaires sont prévus dans le prochain exercice.

Séances d'information

Afin que les employés(es) de l’Agence soient au courant de la loi, une séance d’information à leur intention est tenue périodiquement.  Elle porte sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En 2015-2016, vingt-trois (23) séances ont été présentées aux employés(es) de l’Agence.  En tout, cent cinquante-cinq (155) employés(es) ont assistés ces séances.  Parcs Canada travaille à accroître la livraison des sessions d’information et de formation aux employés de l’Agence faisant partie de nombreuses améliorations sur les processus et sur les pratiques de répondre aux demandes de vie privée.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été amorcée. 

Atteintes à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle n’a été reporté durant la période visée.

Divulgations de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Il y a eu une (1) divulgation de renseignements personnels durant la période visée.

Divulgations de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Aucune divulgation de renseignements personnels n’a été faite durant la période visée.

Activités de couplage

Aucune activité de couplage n'a été faite durant la période visée.

Analyse de l’écart de la vie privée

Durant l’exercice 2015-2016, une analyse de l’écart de la vie privée a été initiée sur toutes les banques de renseignements personnels au sein de l’Agence. Une fois l’analyse complétée, elle assistera à déterminer des écarts sur la non-conformité et assistera à établir une approche nationale pour rationaliser le travail qui se fait au niveau national. Les résultats de l’analyse détermineront la nécessité d’évaluations relatifs à la vie privée et de banques de renseignements personnels en vertu des politiques et directives du gouvernement fédéral.