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Rapport annuel - Loi sur la protection des renseignements personnels

Table des matières

Loi sur la protection des renseignements personnels

Rapport annuel
(1er avril 2013 au 31 mars 2014)

Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels relevant des institutions fédérales et donne le droit d'accès des individus aux renseignements personnels qui les concernent.

Ce rapport a été préparé et sera déposé au Parlement en vertu de l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les renseignements contenus dans ce rapport reflètent l'administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de l'Agence Parcs Canada.

Le mandat de l'Agence Parcs Canada consiste à protéger et à mettre en valeur des exemples représentatifs du patrimoine naturel et culturel du Canada ainsi qu'à favoriser chez le public la connaissance, l'appréciation et la jouissance de ce patrimoine de telle manière que leur intégrité écologique ou commémorative demeure intacte pour les générations à venir.

L'Agence gère des programmes touchant les parcs nationaux, les aires marines nationales de conservation, les lieux historiques nationaux, les canaux historiques, les gares ferroviaires, les rivières du patrimoine canadien et les édifices fédéraux du patrimoine.

La responsabilité pour l’administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels est confiée au Bureau du Directeur général de l’Agence. Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels coordonne toutes les activités reliées à l’application de la Loi pour l’Agence.  Il est composé de cinq (5) employées à temps plein.  Depuis son établissement, le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels continue à développer des politiques et procédures internes afin de rencontrer ses obligations en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels. Une base solide d’outils sont accessibles aux gestionnaires de l’Agence et du progrès a été fait dans le développement et dans la mise à jour de nouvelles politiques et procédures internes. L’Agence se réfère également aux Directives du Secrétariat du Conseil du trésor du Canada pour obtenir des conseils.

L’Agence comprend quarante-cinq (45) parcs nationaux, cent soixante-huit (168) lieux historiques nationaux et quatre (4) aires marines nationales de conservation.  L'Agence est fortement décentralisée avec les membres de l'équipe situés à travers le pays et souvent dans des zones éloignées.

Le présent rapport présente un bilan des activités de l’Agence entre le 1er avril 2014 et le  31 mars 2015.

Rapport de statistiques sur les demandes de renseignements personnels

Le rapport de statistiques en annexe (Annexe A) contient des données détaillées sur les demandes reçues en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Interprétation du rapport de statistiques sur les demandes de renseignements personnels

Entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2015, l’Agence a reçu six (6) demandes formelles de renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Trois (3) demandes ont été reportées de l’exercice précédent.  Sept (7) demandes ont été complétées au 31 mars.  Deux (2) demandes ont dû être reportées au prochain exercice pour permettre le traitement du grand nombre de documents.

Les demandes complétées ont fait l’objet d’une communication partielle.  L’information exemptée concernait des renseignements personnels concernant d’autres personnes.

La demande abandonnée provenait d’une personne qui a retiré sa demande une fois informée des dispositions de la Loi.

Délais

Durant l’exercice 2014-2015, trois (3) demandes ont été complétées dans un délai initial de 30 jours.  Dans quatre (4) cas, du temps supplémentaire s’est avéré nécessaire à cause du volume de documents demandés.

Coûts

Les coûts figurant au rapport statistique comprennent que ceux qui se rapportent au traitement des demandes de renseignements puisque la Loi sur la protection des renseignements personnels n’autorise pas l’imposition des frais aux requérants.

Communications formelles et informelles

L’Agence continue de fournir au public des renseignements de façon informelle.  Les renseignements ne sont fournis qu’après que l’Agence s’est assurée qu’ils concernent la personne qui les demande ou en vertu de l’application de l’une ou plusieurs des dispositions du paragraphe 8(2) de la Loi.

Entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2015, aucune demande informelle n’a été traitée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Plaintes/enquêtes

Aucune plainte n’a été déposée auprès du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada durant la période visée.

Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

Entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2015, l’Agence n’a pas reçu de demande de consultation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.  Aucune demande de consultation n’a été reportée de l’exercice précédent.  Aucune demande de consultation n’a été reportée au prochain exercice.

Fichiers non consultables

L'Agence ne détient aucun fichier non consultable.

Pratiques administratives

Délégation des pouvoirs

La responsabilité en matière des décisions relatives à l’application des diverses dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels est déléguée au Coordonnateur de la protection des renseignements personnels de l’Agence.

Procédures

Le Secrétariat est le point de coordination du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. À ce titre, il conserve des banques de données sur la protection des renseignements personnels et tient des dossiers statistiques sur le traitement des demandes.  Les demandes reçues par le Secrétariat sont acheminées au service concerné pour qu’il extraie les documents demandés.  Une fois les documents extraits, le service fait des recommandations préliminaires concernant leur communication.  Le Secrétariat examine ces recommandations et étudie ensuite la demande en fonction de la loi.  Il prépare les documents en vue de leur communication.

Le Secrétariat ne fait pas présentement des suivis du temps requis pour le traitement des demandes de vie privée.  Des mécanismes d’établissement de rapports supplémentaires sont prévus dans le prochain exercice.

Séances d'information

Afin que les employés(es) de l’Agence soient au courant de la loi, une séance d’information à leur intention est tenue périodiquement.  Elle porte sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En 2014-2015, sept (7) séances ont été présentées aux employés(es) de l’Agence de la région de la Capitale nationale.  En tout, quatre-vingt-deux (82) employés(es) ont assistés ces séances.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Entre le 1er avril 2014 et le 31 mars 2015, aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été amorcée.  Vingt (20) évaluations ont dû être reportées au prochain exercice.  Aucune évaluation n’a été terminée durant la période visée.

Atteintes à la vie privée

Aucun cas d'atteinte substantielle n'a été reporté durant la période visée.

Divulgations de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)(e) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Aucune divulgation de renseignements personnels n'a été faite durant la période visée.

Divulgations de renseignements personnels en vertu du paragraphe 8(2)(m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Aucune divulgation de renseignements personnels n'a été faite durant la période visée.

Activités de couplage

Aucune activité de couplage n'a été faite durant la période visée.