Publications et rapports

Rapport annuel - Loi sur l'accès à l'information

Table des matières

Loi sur l'accès à l'information

Rapport annuel
(1er avril 2015 au 31 mars 2016)

Introduction

La Loi sur l’accès à l’information fournit l’accès aux documents de l’administration fédérale en consacrant le principe du droit du public à leur communication, les exceptions indispensables à ce droit étant précises et limitées et les décisions quant à la communication étant susceptibles de recours indépendants du pouvoir exécutif.

Ce rapport a été préparé et sera déposé au Parlement en vertu de l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information.  Les renseignements contenus dans ce rapport reflètent l’administration de la Loi sur l’accès à l’information au sein de l’Agence Parcs Canada.

Le mandat de l’Agence Parcs Canada consiste à protéger et à mettre en valeur des exemples représentatifs du patrimoine naturel et culturel du Canada ainsi qu’à favoriser chez le public la connaissance, l’appréciation et la jouissance de ce patrimoine de telle manière que leur intégrité écologique ou commémorative demeure intacte pour les générations à venir.  L’Agence est responsable pour 46 parcs nationaux, 168 lieux historiques nationaux et 4 aires marines nationales de conservation.  L'Agence est fortement décentralisée avec les membres de l'équipe situés à travers le pays et souvent dans des zones éloignées.

Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de Parcs Canada coordonne toutes les activités reliées à l’application de la Loi pour l’Agence.  Il est composé de six (6) employées à temps plein.  Le Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de Parcs Canada a développé et continue de raffiner et d’améliorer les politiques et les procédures internes afin de rencontrer ses obligations en conformité avec la Loi sur l’accès à l’information, les règlements et les politiques du Conseil du Trésor.

Durant l’année financière 2015-2016, suite aux résultats d’une enquête par le Bureau de la Commissaire à l’information du Canada liée aux plaintes sur le traitement des demandes d’accès à l’information, Parcs Canada a instauré une série d’améliorations sur la gestion et le traitement des demandes d’accès à l’information.  Des améliorations supplémentaires ont été faites dans le premier quart de l’année financière 2016-2017.  Ces améliorations ont mené à un processus plus rapide dans le traitement des demandes d’accès à l’information et du progrès significatif dans la diminution des demandes arriérées de l’Agence.

Le présent rapport présente un bilan des activités de l’Agence entre le 1er avril 2015 et le  31 mars 2016.

Rapport de statistiques sur les demandes d'accès à l'information

Le rapport de statistiques en annexe (Annexe A) contient des données détaillées sur les demandes reçues en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Interprétation du rapport de statistiques sur les demandes d'accès à l'information

Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, l’Agence a reçu cent soixante-quinze (175) demandes formelles de renseignements en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.  Soixante-dix-sept (77) demandes ont été reportées de l’exercice précédent.  Cent soixante-neuf (169) demandes ont été complétées au 31 mars.  Quatre-vingt-trois (83) demandes ont dû être reportées au prochain exercice pour les raisons suivantes: soixante-sept (67) demandes exigeaient une prolongation pour permettre la consultation de tiers et seize (16) demandes ont été reçues à la fin de la période visée.

Durant l’exercice 2015-2016, l’Agence a éprouvé une augmentation de 57 p. 100 de demandes d’information formelles.  L’Agence continue à recevoir des demandes d’information sur deux (2) sujets d’intérêt distinct de l’exercice précédent.

Voici la ventilation en pourcentage des demandes reçues en 2015-2016 selon la provenance:

  • 26,9 % public
  • 48,6 % médias
  • 14,3 % entreprises
  • 4,0 % secteur universitaire
  • 6,2 % autres organismes

Dans la plupart des cas, l’information exemptée dans les cas de communication partielle était constituée des renseignements personnels reliés à d’autres individus, des renseignements financiers et/ou commerciaux de tiers, des avis ou recommandations élaborés pour l’Agence ou des comptes-rendus de consultation interne.

Dans un (1) cas, l’information demandée a été exemptée en vertu de l’article 23 de la Loi.

Dans un (1) cas, l’information demandée a été exclue en vertu de l’article 69 de la Loi.

Les vingt-neuf (29) demandes abandonnées provenaient de personnes qui ont retiré leur demande ou n’ont simplement pas répondu, une fois informées des dispositions de la Loi.

Les quatorze (14) demandes incluses dans la catégorie “Aucun document n’existe” portaient sur des documents inexistants ou sur des renseignements qui n’étaient pas assez bien définis pour les identifier.

Frais

L’Agence a adopté les lignes directrices du Secrétariat du Conseil du Trésor en ce qui a trait à l’imposition et à l’exemption des frais.  Les frais de moins de 25 $ ne sont pas perçus.  Au-dessus de ce montant, la décision de percevoir intégralement ou non les frais est basée sur l’intérêt public, cas par cas.

Aucune demande n’est exemptée des frais de base.  Ce montant est toutefois remboursé lorsqu’il est possible d’avoir accès aux renseignements en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Une des recommandations découlant de l’enquête du Bureau de la Commissaire à l’information du Canada contre Parcs Canada faisait l’objet du calcul et de l’évaluation des frais.  Parcs Canada a fait des améliorations à ces processus assurant que tous les frais estimés dans le traitement des demandes d’accès à l’information soient faits en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, les Règlements de l’accès à l’information, et les politiques et directives reliées du Conseil du Trésor.

Délais

Durant l’exercice 2015-2016, 40 p. 100 des demandes traitées (67 cas) ont été complétées dans un délai initial de 30 jours.  Dans 20 p. 100 des demandes traitées (34 cas), un délai supplémentaire de 30 jours a été requis afin de consulter des tiers et/ou d’autres ministères concernés.  Dans 11 p. 100 des demandes traitées (19 cas), un délai supplémentaire de plus de 30 jours a été requis à cause du nombre de documents demandés et à cause des consultations nécessaires.  Dans 29% p. 100 des demandes traitées (49 cas), du temps supplémentaire a été requis à cause de la complexité des demandes.

Coûts

Les coûts figurant au rapport statistique ne comprennent que ceux qui se rapportent au traitement des demandes de renseignements.

Communications formelles et informelles

Les employés(es) de l’Agence continuent de répondre aux demandes informelles reçues du public.  Les employés(es) connaissent l’incidence de la Loi et transmettent au Bureau de l’AIPRP toutes demandes formelles.  Le Bureau est également consulté pour des directives lors de la communication des renseignements de façon informelle.

Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, cinquante et une (51) demandes informelles ont été traitées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.  Ces demandes concernent des documents qui ont été communiqués en réponse à des demandes d’information précédentes.

De plus, le Bureau de l’AIPRP fait aussi la révision des réponses aux questions parlementaires, les rapports sur les évaluations et les vérifications pour publication sur le site internet de l’Agence, et les demandes d’avis stratégique concernant les programmes de l’Agence.

Plaintes/enquêtes

Pendant la période visée, dix-neuf (19) plaintes ont été déposées auprès du Commissaire à l’information du Canada.

Huit (8) plaintes visaient le délai à répondre aux demandes et onze (11) plaintes visaient la non-divulgation de renseignements.  Cinq (5) plaintes ont été résolues à la fin de la période visée.

La Commissaire à l’information du Canada a initié une plainte systémique contre l’Agence en vertu du sous-paragraphe 30(3) de la Loi sur l’accès à l’information.  L’enquête est centrée sur les procédures à l’interne de l’Agence.  La période couverte par cette enquête est du 1er avril 2013 au 30 septembre 2014.  Suite aux discussions en cours avec le Bureau de la Commissaire à l’information du Canada, Parcs Canada a instauré plusieurs améliorations à ses processus d’accès à l’information pour que l’Agence rencontre ses obligations législatives.

Cour fédérale du Canada

Un appel à la Cour fédérale du Canada a été reporté de l’exercice précédent. Cet appel est toujours en cours.

Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

            Entre le 1er avril 2015 et le 31 mars 2016, l’Agence a reçu soixante-sept (67) demandes de consultation en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.  Dix (10) demandes de consultation ont été reportées de l’exercice précédent.  Soixante-quatorze (74) demandes de consultation ont été complétées au 31 mars.  Trois (3) demandes de consultation ont dû être reportées au prochain exercice car elles ont été reçues à la fin de la période visée.

Pratiques administratives

Délégation des pouvoirs

En 2015-2016, la responsabilité en matière des décisions relatives à l’application des diverses dispositions de la Loi sur l’accès à l’information est déléguée à la Coordonnatrice de l’accès à l’information de l’Agence.  En ligne avec les recommandations du Bureau de la Commissaire à l’information du Canada, Parcs Canada veillera à ce que seuls ceux qui ont été délégués auront la capacité d’avoir un impact sur le processus de communication.

Procédures

Le Bureau de l’AIPRP est le point de coordination du traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. À ce titre, il conserve des banques de données sur l’accès à l’information et tient des dossiers statistiques sur le traitement des demandes.  Les demandes reçues par le Bureau de l’AIPRP sont acheminées au service concerné pour qu’il extraie les documents demandés.  Une fois les documents extraits, le service fait des recommandations préliminaires concernant leur communication.  Le Bureau de l’AIPRP examine ces recommandations, étudie ensuite la demande en fonction des lois, consulte les tiers s’il y a lieu ou les informe des dispositions prises, puis fait des recommandations à l’autorité déléguée concernée.  Une fois que ces recommandations ont été acceptées par l’autorité responsable, il prépare les documents en vue de leur communication.

L’Agence fait des suivis sur le temps requis pour le traitement des demandes d’accès à l’information.  Tel que mentionné antérieurement, Parcs Canada a déjà réalisé l’instauration des recommandations du Bureau de la Commissaire à l’information du Canada.  Parcs Canada a révisé ses procédures pour les demandes d’accès à l’information qui ont menées à des améliorations aux temps requis au traitement et plusieurs nouvelles mesures ont été introduites afin de faciliter le traitement plus rapide.

De plus, des rencontres hebdomadaires sont tenues entre le Bureau de l’AIPRP et la haute gestion afin d’améliorer le suivi des procédures de l’Agence en réponse aux demandes d’accès à l’information.

Séances d'information

Afin que les employés(es) de l’Agence soient au courant des lois, une séance d’information à leur intention est tenue périodiquement.  Elle porte sur la Loi sur l’accès à l’information.

En 2015-2016, vingt-trois (23) séances ont été présentées aux employés(es) de l’Agence.  En tout, cent cinquante-cinq (155) employés(es) ont assistés ces séances.  Parcs Canada travaille à accroître la livraison des sessions d’information et de formation aux employés de l’Agence faisant partie de nombreuses améliorations sur les processus et sur les pratiques de répondre aux demandes d’accès à l’information.

Autres activités

Durant l’exercice 2015-2016, l’Agence a procédé à une évaluation de son rendement. À la suite de cette évaluation, des modifications ont été apportées aux processus actuels.  Par exemple, un processus d’avis de communication a été établi avisant les gestionnaires de programme des divulgations à venir, ce qui a remplacé le système d’approbation précédent. Un autre exemple concerne la livraison des documents pertinents aux demandes d’information.  Un répertoire spécifique à l’AIPRP a été créé facilitant le téléchargement automatique des documents par les gestionnaires de programme, améliorant ainsi le temps requis par les unités d’affaires à fournir les documents pertinents.