Lieu historique national du Canada du Canal de Sault Ste. Marie

Lignes directrices du lieu pour la location des terrains de la résidence du directeur

Forms:

Général

L’auteur de la demande est responsable de s’assurer qu’il respecte les présentes lignes directrices et que toutes les personnes participant à son événement font de même.

Le lieu historique national du Canada du Canal de Sault Ste. Marie demeurera ouvert au public pendant votre événement. En conséquence, rien ne garantit que votre événement ou votre cérémonie puisse se dérouler en privé.

Nous vous recommandons fortement de prendre un rendez vous pour visiter les lieux que vous louerez avec un employé de Parcs Canada la veille de votre événement. Ainsi, vous pourrez repérer les endroits qui pourraient poser problème avant le grand jour. Cela permettra aussi à Parcs Canada de rectifier tout problème relevé et de noter l’état des lieux avant l’événement.

État des lieux

Vous devez laisser les lieux dans le même état qu’ils se trouvaient avant votre événement. Assurez vous de disposer des déchets dans les contenants appropriés et de retirer tous les objets ayant trait à votre événement.

Les visiteurs doivent respecter l’intégrité historique et naturelle du lieu et éviter de cueillir des fleurs ou de causer des dommages aux terrains et aux bâtiments.

Les confettis, le riz et les autres objets décoratifs similaires sont interdits.

Permis de circonstance (si vous servez de l’alcool)

Vous devez présenter une demande de permis de circonstance au moins 30 jours avant votre événement. Les demandes peuvent être présentées à n’importe quelle succursale de la L.C.B.O. de la région. Consultez le formulaire de demande de permis de circonstance pour connaître les exigences ou visitez le site Web de la Commission des alcools et des jeux de l’Ontario : www.agco.on.ca. Il incombe à l’auteur de la demande de s’assurer qu’il respecte toutes les lois et tous les règlements applicables. Nous vous fournirons le croquis détaillé dont vous aurez besoin pour satisfaire à certaines exigences. Vous devez fournir une copie du permis de circonstance approprié à l’édifice administratif au moins deux semaines avant votre événement. La consommation d’alcool est strictement interdite dans la résidence du directeur.

Nourriture

La nourriture servie lors de l’événement doit être préparée à l’extérieur du lieu. Des prises électriques seront mises à votre disposition près de la serre et vous pourrez y brancher des tables à buffet, des glacières, etc. La nourriture est strictement interdite dans la résidence du directeur.

Il vous faut obtenir un permis de service temporaire d’alimentation si vous désirez servir de la nourriture à des membres du public. Vous pouvez obtenir gratuitement ce permis auprès de Santé publique Algoma, au 6e étage du Civic Centre, 99, promenade Foster, à Sault Ste. Marie. Renseignements généraux : 705 759 5287; www.algomapublichealth.com.

Équipement

Vous devez trouver tout l’équipement dont vous aurez besoin, tel que les tables et les chaises, auprès d’entreprises individuelles. Nous ne pouvons malheureusement pas entreposer de matériel sur les lieux avant ou après l’événement. Toute l’installation nécessaire doit se faire le jour de l’événement et aucun équipement ne doit demeurer sur les lieux après 11 h le lendemain. Parcs Canada ne peut être tenu responsable en cas de vol ou de dommage si l’équipement demeure sur place pendant la nuit.

Tentes

Une zone est désignée sur le côté ouest de la serre pour les tentes dont les poteaux doivent être insérés dans le sol. Consultez l’annexe 2 pour en connaître l’emplacement exact. La taille des tentes érigées ne doit pas dépasser 12,2 m (40’) sur 18,3 m (60’).

Les autres types de tentes peuvent être installés ailleurs sur le terrain, mais doivent faire l’objet de discussions avec le personnel de Parcs Canada et être approuvés par celui ci.

Livraison

L’auteur de la demande ou son représentant doit obligatoirement être présent pour accepter les livraisons associées à l’événement. Parcs Canada n’acceptera pas la responsabilité de ces livraisons.

Les véhicules de livraison ne doivent pas circuler sur la pelouse. Ils doivent demeurer dans l’entrée de la résidence du directeur.

Tout le matériel et l’équipement doivent être enlevés des lieux avant 11 h le lendemain de l’événement.

Stationnement

Nous vous recommandons de réserver l’entrée de la résidence du directeur pour les véhicules des photographes, des mariés ainsi que des demoiselles et garçons d’honneur. Tous les autres invités pourront stationner dans les aires publiques désignées à cet effet. Consultez l’annexe 2 pour connaître les aires de stationnement.

Afin que l’événement ait le moins d’incidence possible sur la circulation normale du lieu, vous devez vous assurer que les participants n’obstruent pas les routes. Si les espaces de stationnement indiqués sont insuffisants, vous pouvez utiliser ceux qui se trouvent à l’est de la résidence du directeur.

Météo défavorable

Nous vous recommandons de prévoir un plan de rechange en cas de météo défavorable. Nous ne disposons pas d’installations suffisamment grandes pour accueillir des groupes.

Assurance de la responsabilité civile

Vous devez vous doter d’une assurance de la responsabilité civile pour événement spécial d’une valeur de deux millions de dollars. Une copie du certificat d’assurance doit être remise à l’édifice administratif au moins deux semaines avant l’événement.

Animaux sauvages

Il incombe à l’auteur de la demande de s’assurer qu’aucun de ses invités ne nourrit les animaux sauvages présents sur les lieux.

Déchets

Tous les déchets doivent être jetés dans les contenants fournis. Si les contenants ne suffisent pas, vous devez ramasser les déchets restants après votre événement.

Frais

Les frais d’administration ne sont pas remboursables et doivent être payés pour réserver votre date. Le montant restant, y compris le dépôt en cas de dommages, doit être déboursé en entier au moins deux semaines avant l’événement.

Le dépôt en cas de dommages vous sera remboursé si vous laissez les lieux dans le même état qu’ils étaient à votre arrivée. Les lieux seront inspectés après votre événement. Si le personnel de Parcs Canada ou une tierce partie doit effectuer des activités de nettoyage, celles ci vous seront facturées.

Annulations – Vous devez fournir un avis écrit au moins 10 jours à l’avance pour annuler votre réservation. Lorsque nous recevrons votre avis écrit, toutes les sommes déboursées, sauf les frais d’administration, vous seront remboursées selon la méthode de paiement originale. Il se pourrait que vous deviez nous fournir votre numéro d’assurance sociale pour qu’un chèque soit émis à votre nom. Si le paiement s’est fait par carte de crédit, vous devrez nous présenter cette dernière pour que nous procédions au remboursement.

Remboursements – Lorsque des situations échappant à tout contrôle se produisent, toutes les sommes déboursées sont remboursées à l’exception des frais d’administration. Ces situations sont gérées au cas par cas. Le gestionnaire du lieu se réserve le droit d’approuver ou de refuser le remboursement.

Frais de sécurité – Les frais de location horaires s’appliquent seulement aux heures pendant lesquelles se déroule l’événement, et non pendant l’installation et la désinstallation. Vous devez obligatoirement prévoir du personnel de sécurité pour l’installation et la désinstallation le jour de votre événement, au coût de 30 $ l’heure. Vous pouvez également payer pour que le personnel de sécurité demeure sur place pendant la nuit si vous prévoyez laisser des objets qui seront ramassés le lendemain matin.

Répétitions

Vous pouvez louer le terrain pendant une heure afin d’y tenir une répétition, à condition qu’il ne soit pas déjà réservé. Si vous désirez avoir accès à la résidence du directeur pour utiliser les toilettes, vous devrez débourser des frais de sécurité d’au moins 60 $, auxquels s’ajoutent des frais de 30 $ pour chaque heure additionnelle.

Le paiement peut être fait en argent comptant, par carte de débit ou par carte de crédit (Visa, Mastercard ou American Express). Les chèques sont acceptés sur présentation d’une carte d’identité avec photo approuvée par le gouvernement. Les chèques doivent être faits à l’ordre du Receveur général du Canada.


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