Passation de marchés - Mai 2013

Divulgation

Une divulgation a été reçue alléguant qu'un gestionnaire, le répondant*, travaillant au lieu historique national du Canada de la Voie-Navigable-Trent-Severn aurait contrevenu aux politiques et aux règlements en vigueur encadrant la passation de marchés. Une enquête a été tenue afin de donner suite à la divulgation reçue.

Conclusions

L'enquête a permis de conclure qu'entre 2007 et 2011 :

En procédant à du fractionnement de marchés, le répondant a enfreint la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C. (1985), ch. F‑11 et le Règlement sur les marchés de l'État (DORS/87-402) en exerçant de façon inappropriée les pouvoirs financiers délégués et en omettant de lancer des appels d'offres pour la fourniture de biens et de services dont la valeur est supérieure à 25 000 $.

Certaines actions ou inactions du répondant constituent un cas grave de mauvaise gestion. Ce dernier a officialisé des pratiques de passation de marchés inappropriées (notamment le fractionnement de marchés et le recours inadéquat aux marchés à source unique) dans l'organisation sous sa responsabilité. Le répondant n'a pas mis en place les pratiques de passation de marchés communiquées à l'interne et dans le cadre d'une formation donnée par l'Agence Parcs Canada. Il a fait preuve de négligence flagrante en ne signalant pas les problèmes rencontrés lors de la passation de marchés et en ne demandant pas le soutien nécessaire.

Le répondant a fait une mauvaise utilisation des fonds publics en ne suivant pas systématiquement les politiques de passation de marchés du Conseil du Trésor et les procédures opérationnelles normalisées de Parcs Canada, en recourant de façon inappropriée à un instrument d'achat de faible valeur pour contourner les procédures et les politiques actuelles en matière de finances, en ne s'assurant pas que les dossiers de passation de marchés soient dûment complétés par son personnel et en accordant un traitement de faveur à deux entreprises.

Le répondant a incité son personnel à commettre des actes répréhensibles en leur demandant de fractionner des marchés.

L'enquête n'a pas démontré que le répondant a tiré un gain personnel de cette situation. L'enquête révèle plutôt un gestionnaire qui a outrepassé ses autorités financières et a omis d'assurer la saine intendance des ressources sous sa responsabilité. Le répondant ne travaille plus pour l'Agence Parcs Canada.

L'enquête a aussi révélé un manque de discipline quant à l'application d'un cadre de gestion et de contrôle de la passation de marchés et du recrutement, de l'embauche et de la supervision d'employé(e)s et d'étudiant(e)s qui possèdent des relations personnelles ou familiales avec des employé(e)s de l'Agence Parcs Canada. Aussi les résultats de l'enquête soulèvent certaines préoccupations concernant la cohésion de l'équipe de gestion locale, le degré de vigilance exercé par certains membres de cette équipe et le leadership exercé par la direction locale de l'unité d'affaires.

Bien que l'enquête n'ait pas démontré que cette situation  constituait un acte répréhensible, ce manque de discipline a permis au répondant de commettre les actes susmentionnés. Cette situation place aussi l'unité de gestion à risque pour de futures irrégularités.

Recommandations

Afin d'assurer la mise en œuvre d'un Cadre de responsabilisation de gestion approprié plus fiable pour les activités financières et d'approvisionnement, ainsi que pour le recrutement, l'embauche et la supervision des employés et des étudiants qui ont des relations personnelles ou familiales avec des employés de l'Agence Parcs Canada il est recommandé :

  • D'assurer que la Direction générale de la dirigeante principale des finances fournit les directives et les conseils nécessaires à l'équipe de gestion locale en ce qui concerne le renforcement des mesures de contrôle et des processus relatifs aux finances et à l'approvisionnement.
  • D'établir et de mettre en œuvre des processus et des procédures normalisés.
  • De revoir la délégation des pouvoirs actuelle au sein de l'unité de gestion.
  • D'évaluer s'il y a des lacunes au niveau des connaissances et de la formation des gestionnaires et des membres du personnel de soutien administratif en ce qui concerne les pouvoirs délégués, les procédures, les processus, les politiques et les directives et de veiller à ce que les employés suivent la formation obligatoire et nécessaire à l'exercice de leurs pouvoirs délégués et de leurs responsabilités.
  • De mettre en place des mesures de surveillance systématiques et normalisées et des fonctions d'examen critique pour le personnel de soutien administratif et les gestionnaires afin d'assurer une surveillance adéquate des risques.
  • D'établir et de mettre en œuvre une stratégie de responsabilisation pour les cas de non conformité.
  • D'examiner la possibilité d'encourager l'utilisation des cartes d'achat plutôt que les bons de commande locaux pour les achats de faible valeur ce qui peut donner lieu à des remises sur volume et ce qui laisse des pistes de vérification.
  • D'améliorer la gestion des informations pour s'assurer que les dossiers soient à jour.
  • De donner à l'équipe de gestion locale une formation sur les valeurs, l'éthique et le leadership.
  • De relever les cas d'employés ayant des relations personnelles ou familiales en milieu de travail et les gérer de façon appropriée, conformément aux indications fournies dans les directives.

Puisque le répondant ne travaille plus pour l'Agence et que l'enquête a démontré qu'aucun gain personnel inapproprié n'avait été obtenu, aucune recommandation ne porte sur la gestion de ce cas de non-conformité.

Réponse de l'Agence

L'intégrité est une valeur fondamentale pour Parcs Canada puisqu'elle est essentielle au renforcement et à la préservation de la relation de confiance entre les Canadiens et l'Agence Parcs Canada. L'Agence s'attend à ce que ses membres soient guidés par cette valeur et les encourage en ce sens. Les membres de l'équipe de gestion de Parcs Canada ont des responsabilités accrues en ce qui concerne l'intégrité des pratiques et des activités se déroulant au sein de l'Agence.

Les conclusions de l'enquête ainsi que les recommandations en découlant ont été présentées aux plus hautes instances décisionnelles de l'Agence. Parcs Canada appuie l'ensemble des recommandations présentées et s'engage à les mettre en pratique.

Durant la tenue de l'enquête, une nouvelle Directrice de l'unité de gestion a été nommée et l'équipe de gestion a été renouvelée créant un contexte favorable à la mise en œuvre de ces recommandations. Ainsi certaines actions ont déjà été prises notamment :

  • Des plans de gestion du rendement dans lesquels sont indiqués des attentes claires et qui s'adressent à tous les gestionnaires sont en cours d'élaboration. Ces derniers pourront compter sur l'aide d'encadreurs, de mentors et de conseillers fonctionnels.
  • La dirigeante principale des finances et la dirigeante principale des ressources humaines ont été mandatées pour offrir l'encadrement et l'appui nécessaires à la mise en œuvre des recommandations.
  • Un examen de tous les pouvoirs délégués et de la formation obligatoire a été entrepris. Des plans ont été élaborés pour les employés qui n'ont pas suivi la formation obligatoire en gestion des ressources humaines et en finances.
  • L'unité de gestion a amorcé la transition pour accroître l'utilisation de la carte d'achat pour l'acquisition de biens de faibles valeurs.
  • L'ensemble des membres de l'équipe de gestion a suivi la formation de base sur la passation de marchés.

Les autres recommandations concernent la révision en profondeur des processus et des pratiques administratives et le renforcement de la culture éthique de l'unité de gestion concernée. La mise en œuvre de ces recommandations, afin quelles produisent des résultats tangibles et durables, s'étendra sur une certaine période de temps. La direction locale du lieu historique national du Canada de la Voie-Navigable-Trent-Severn a été mandatée afin d'établir un plan d'action et d'en assurer sa mise en œuvre. Un suivi sur la réalisation du plan d'action sera effectué.

*Le genre masculin a été utilisé pour alléger le texte.