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Documents de vérification interne et de l'évaluation

Charte de la fonction d'évaluation de Parcs Canada

Rapport présenté et approuvé par le comité d'évaluation

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Introduction

La charte d'évaluation sert à préciser la mission, les responsabilités et les pouvoirs de la fonction d'évaluation à Parcs Canada. La charte définit :

  • le but et la portée des activités d'évaluation;
  • les obligations de rendre des comptes et le caractère indépendant de la fonction;
  • les rôles et les responsabilités du dirigeant principal de l'évaluation, de son personnel et des gestionnaires des programmes;
  • les pouvoirs accordés.

Mission

La fonction d'évaluation a pour mission de contribuer à l'exécution du mandat de Parcs Canada en fournissant au Directeur général de l'Agence (DGA) de l'information éprouvée, crédible, neutre et disponible en temps utile sur la pertinence, la valeur et les résultats des politiques et des programmes, et en lui suggérant d'autres façons d'atteindre les résultats prévus, et des améliorations à apporter à la conception des programmes.

Portée des activités

La fonction d'évaluation sert à faire des recherches indépendantes sur les politiques, les programmes, les initiatives et la gestion des dépenses de l'Agence pour en évaluer la pertinence et l'efficacité, et pour voir s'il existe d'autres façons d'atteindre les résultats prévus, et améliorer la conception des programmes. Les activités d'évaluation couvrent :

  • toutes les dépenses directement liées aux programmes (c.-à-d. toutes les dépenses de fonctionnement et d'immobilisations, à l'exclusion des frais de la dette publique et des transferts importants à des personnes et à d'autres ordres de gouvernement). Dans ce contexte, le mot « programme » renvoie à l'architecture des activités de programmes, soit les activités, sous-activités et sous-sous-activités relatives aux programmes;
  • tous les programmes courants de subventions et de contributions (c.-à-d. tels qu'ils sont définis à l'article 42.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques, lui-même édicté par la Loi fédérale sur la responsabilité);
  • tous les programmes qui doivent prendre fin automatiquement après un certain temps (suivant les exigences du Secrétariat du Conseil du Trésor);
  • la pertinence des stratégies et des cadres de mesure du rendement associés à la Structure de gestion des ressources et des résultats (SGRR) de l'Agence, des présentations au Cabinet et au Conseil du Trésor, du Cadre de gestion et de responsabilisation axé sur les résultats (CGRR) et d'autres cadres de rendement des programmes.

La couverture réelle de ces activités dépend des ressources affectées à la fonction d'évaluation.

Responsabilité et neutralité

La fonction d'évaluation relève du dirigeant principal de l'évaluation qui rend compte au DGA. Cette structure organisationnelle est essentielle pour garantir que l'étendue des activités d'évaluation n'est pas restreinte et que l'attention nécessaire est accordée aux conclusions et aux recommandations des évaluations.

Le dirigeant principal de l'évaluation doit avoir un accès direct et libre à tous les membres du Comité d'évaluation pour les informer des conclusions et des problèmes, et demander leurs conseils, opinions et instructions.

Pour préserver la neutralité et l'impartialité, un tiers (engagé à contrat à l'extérieur) fera les évaluations des fonctions qui relèvent du dirigeant principal de l'évaluation.

Les évaluateurs devront adhérer au code d'éthique de la Société canadienne d'évaluation et signaler tout conflit d'intérêt ou situation qui pourrait nuire à leur capacité d'arriver à des recommandations et des résultats impartiaux, valables et fiables dans leurs évaluations.

La neutralité de l'évaluation exige que le ressourcement d'une fonction se fasse de façon indépendante du programme ou de la politique évaluée.

Rôles et responsabilités

Le dirigeant principal de l'évaluation et son personnel sont chargés :

  • d'élaborer un plan quinquennal continu d'évaluation conforme aux politiques, aux normes et aux directives du Secrétariat du Conseil du Trésor (c.-à-d. relativement à la couverture et à l'examen des risques, au travail des autres fournisseurs de services d'assurance, aux exigences des organismes centraux, aux engagements pris dans les présentations au Conseil du Trésor et dans les CGRR, etc.) à actualiser tous les ans;
  • de mettre en œuvre le plan tel qu'il a été approuvé, y compris, au besoin, tout travail ou projet spécial demandé par le DGA ou le Comité d'évaluation;
  • d'établir et de communiquer au DGA et au Comité d'évaluation les besoins en ressources de la fonction d'évaluation, y compris les changements provisoires importants et les répercussions des restrictions au niveau des ressources;
  • de soutenir le fonctionnement du Comité d'évaluation, y compris la préparation des ordres du jour, la fourniture de documents et de matériel, les comptes rendus des discussions et des décisions du Comité;
  • de faire que les ressources soient appropriées, suffisantes et utilisées de façon efficace pour réaliser le plan approuvé;
  • de veiller à ce que les projets d'évaluation soient terminés à temps et à ce que les rapports soient remis directement au DGA et au Comité d'évaluation dans les plus brefs délais possibles;
  • de garder un personnel d'évaluation professionnel possédant les compétences, l'expérience et les accréditations suffisantes pour répondre aux exigences du travail, de fournir des possibilités de formation et de perfectionnement pour conserver et améliorer les compétences des évaluateurs;
  • d'établir les politiques, les méthodes et les processus d'amélioration et de contrôle afin de diriger et améliorer la fonction d'évaluation;
  • de présenter au moins un rapport annuel au DGA et au Comité d'évaluation sur :
    • les résultats des activités d'évaluation et le rendement de la fonction d'évaluation;
    • l'état de la mesure du rendement des programmes, qui soutient l'évaluation;
  • de soumettre annuellement au Bureau de l'évaluation du Secrétariat du Conseil du Trésor le plan d'évaluation et les rapports des projets d'évaluation terminés, dont les réponses de la direction et les plans d'action;
  • d'afficher les rapports d'évaluation et les réponses de la direction sur le site Web de l'Agence dans les deux langues officielles, dans les 90 jours suivant leur approbation par le Directeur général de l'Agence.

Les gestionnaires de l'Agence sont chargés :

  • d'élaborer et de mettre en œuvre des stratégies de mesure continue du rendement pour leurs programmes, qui incluent la surveillance des normes de service et de la satisfaction des clients, et qui font que des données crédibles et fiables sur le rendement sont recueillies;
  • de consulter le dirigeant principal ou le chef de l'évaluation sur toutes les dépenses du programme, nouvelles et courantes, relativement aux stratégies de mesure du rendement;
  • de s'assurer que leur personnel collabore entièrement avec les évaluateurs;
  • de préparer la réponse de la direction aux recommandations découlant de l'évaluation, et ce, dans les 30 jours ouvrables suivant l'envoi de l'ébauche finale du rapport d'évaluation, qui demande une telle réponse. La réponse de la direction doit couvrir chacune des recommandations. Exceptionnellement, le dirigeant principal de l'évaluation peut accorder plus de temps à la rédaction de la réponse;
  • de déterminer si un plan de communications est nécessaire en fonction des conclusions de l'évaluation et de présenter ce plan au Comité d'évaluation avec la réponse de la direction;
  • de préparer au besoin les rapports sur la mise en œuvre des éléments figurant dans la réponse de la direction, et ce, pendant une période maximale de cinq ans après l'évaluation originale.

Pouvoirs

Le dirigeant principal de l'évaluation et son personnel:

  • ont un accès illimité à toutes les fonctions, dossiers, lieux et membres du personnel, et ont le droit d'obtenir de l'information et des explications des employés et des sous-traitants de l'Agence selon les lois applicables;
  • ont un accès libre et entier au Comité d'évaluation;
  • affectent les ressources, établissent les fréquences, choisissent les sujets, définissent la portée des travaux et appliquent les techniques nécessaires pour atteindre les objectifs de l'évaluation;
  • obtiennent l'aide nécessaire du personnel dans les unités de l'Agence qu'il évaluent, ainsi que d'autres services spécialisés, à l'intérieur et à l'extérieur de l'Agence;
  • ont une capacité entière de s'acquitter de leurs responsabilités, y compris de présenter leurs conclusions au DGA et au Comité d'évaluation.

Le dirigeant principal de l'évaluation et son personnel ne sont pas autorisés :

  • à remplir des fonctions opérationnelles pour l'Agence;
  • à diriger les activités des employés de l'Agence qui ne travaillent pas à la fonction d'évaluation, sauf dans la mesure où ces employés ont été affectés officiellement à des équipes d'évaluation ou au soutien des évaluateurs.

Normes des pratiques d'évaluation

La fonction d'évaluation devra respecter la politique du gouvernement du Canada sur l'évaluation et atteindre ou dépasser les normes connexes.

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Dirigeant principal de l'évaluation
(Présente pour approbation)
___________________
Date
______________________________
Directeur général de l'Agence
(Approuve)
___________________
Date

Définitions

Dirigeant principal de l'évaluation : gestionnaire chargé de la fonction d'évaluation à l'Agence.

Évaluateur : employé ou autre responsable désigné de l'Agence Parcs Canada qui accomplit des tâches d'évaluation.

Gestionnaire de programme : employé, ou autre représentant désigné de Parcs Canada dont les fonctions, le programme, la politique, l'unité de gestion, le centre de services ou la direction est évalué.

Gestion fondée sur les résultats : utilisation de l'information sur la mesure du rendement dans la gestion des programmes et des services pour assurer une efficacité et une efficience toujours plus grandes du travail réalisé pour atteindre les résultats visés. Il s'agit de fixer des objectifs réalistes, de surveiller et d'évaluer les progrès en fonction des résultats prévus, d'intégrer les leçons apprises dans les stratégies et les décisions de la direction, et de rendre compte du rendement.

Stratégie de mesure du rendement : sélection, élaboration et utilisation continue des mesures du rendement pour guider la prise de décision relatives aux programmes ou à l'organisation. L'éventail de l'information recherchée pour une stratégie de mesure du rendement peut comprendre les résultats à court et à long terme, la satisfaction des clients, le rendement par rapport aux normes de service, les indicateurs de rendement, les sources des données, la méthode et les coûts.


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