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Documents de vérification interne et de l'évaluation

Charte pour la fonction de vérification interne

Rapport présenté et approuvé par le comité de vérification

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Introduction

L'établissement d'une charte de vérification interne vise à énoncer la mission, les responsabilités et les pouvoirs de la fonction de vérification interne de Parcs Canada. La charte sert à définir :

  • Le but et la portée des activités de vérification interne
  • Les obligations redditionnelles et l'autonomie de la fonction
  • Les rôles et les responsabilités du dirigeant de la vérification, du personnel de vérification et des gestionnaires de programme (c.-à-d. les entités vérifiées)
  • Les pouvoirs en matière de vérification interne.

Notre mission

Fournir des services d'assurance et de consultation autonomes et objectifs, destinés à ajouter de la valeur aux opérations de l'Agence et à les améliorer. Aider ainsi l'Agence à réaliser ses objectifs en fournissant une approche systématique et rigoureuse pour évaluer et améliorer l'efficacité :

  • des processus de gouvernance;
  • des stratégies et pratiques en matière de gestion des risques;
  • des cadres, systèmes et pratiques en matière de contrôle de la gestion

Portée des activités

La fonction de vérification interne réalise des activités d'assurance et de consultation afin de déterminer si le réseau des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'Agence, tel qu'ils sont conçus et représentés par la direction, sont adéquats et fonctionnent de manière à garantir que :

  • les risques sont déterminés et gérés comme il se doit
  • une interaction avec les différents groupes de gouvernance se produit
  • l'information importante de nature financière, administrative et opérationnelle est exacte, fiable et opportune
  • les activités et les actions sont conformes aux politiques, aux normes, aux procédures et aux lois et règlements applicables
  • les ressources sont acquises économiquement, utilisées avec efficience et protégées comme il se doit
  • les programmes, les plans et les objectifs sont réalisés
  • la qualité et l'amélioration continue sont favorisées dans les processus de contrôle de l'Agence
  • les questions importantes d'ordre législatif ou réglementaire qui influent sur l'Agence sont reconnues et réglées.

Obligations redditionnelles et autonomie

La fonction de vérification interne est confiée au dirigeant principal de la vérification qui rend compte au directeur général de l'Agence (DGA) dont il relève directement. Cette structure organisationnelle est essentielle pour s'assurer que la vaste gamme d'activités de vérification interne n'est soumise à aucune restriction et qu'une attention adéquate est accordée aux conclusions et aux recommandations de vérification.

Le dirigeant principal de la vérification doit avoir un accès direct et inconditionnel à tous les membres du Comité de vérification de l'Agence afin de présenter des rapports sur les conclusions et les enjeux et de demander des conseils, avis et directives.

Pour assurer l'objectivité et l'autonomie des vérifications des fonctions sous l'autorité du dirigeant principal de la vérification (c.-à-d. l'évaluation), celles-ci doivent être confiées à une tierce partie externe engagée sous contrat.

Les vérificateurs internes doivent se conformer au code d'éthique de l'Institut des vérificateurs internes (IIA) et déclarer tout conflit d'intérêts ou autre question qui pourrait affecter leur capacité à fournir des observations, des conclusions et des recommandations objectives.

L'autonomie de la vérification exige que l'affectation des ressources de la fonction soit faite de manière indépendante par rapport à l'activité ou au processus vérifié.

La fonction de vérification interne fera l'objet, tous les quatre ans, d'une inspection indépendante des pratiques effectuée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada, afin de s'assurer qu'elle satisfait aux normes de la Politique du Conseil du Trésor en matière de vérification interne et au Cadre de référence des pratiques professionnelles de l'Institut des vérificateurs internes (IIA).

Rôles et responsabilités

Le dirigeant principal de la vérification et son personnel doivent :

  • Élaborer un plan annuel de vérification axé sur le risque conforme aux politiques, aux normes et aux directives du Gouvernement du Canada et de l'Institut des vérificateurs internes (c.-à-d. fondé sur le risque, tenant compte des travaux réalisés par d'autres fournisseurs de services d'assurance et des exigences des organismes centraux, et appuyant un avis annuel fourni à l'égard des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance dans leur ensemble).
  • Mettre en œuvre le Plan tel qu'approuvé, incluant le cas échéant toute tâche ou tout projet spécial demandé par le DGA ou le Comité de vérification.
  • Identifier et communiquer au DGA et au Comité de vérification de l'Agence les besoins de la fonction de vérification interne en matière de ressources, y compris les changements importants susceptibles d'intervenir en cours d'exercice, et l'impact de toute limitation des ressources.
  • Appuyer les opérations du Comité de vérification de l'Agence, et notamment préparer l'ordre du jour, fournir des documents et du matériel, et préparer le compte rendu des discussions et des décisions du Comité.
  • S'assurer que les ressources sont adéquates, suffisantes et déployées de manière efficace en vue de réaliser le plan approuvé.
  • S'assurer que les engagements sont complétés en temps opportun et que des rapports sont fournis directement au DGA et au Comité de vérification dans les plus brefs délais.
  • Assurer le maintien d'un personnel professionnel de vérification détenant des connaissances, des compétences et une expérience suffisantes, ainsi qu'une accréditation professionnelle, permettant de satisfaire aux exigences du poste, et s'assurer également d'offrir des possibilités de formation et de perfectionnement afin de maintenir et d'améliorer la compétence en vérification interne.
  • Établir des politiques et des procédures adéquates, ainsi que des processus de contrôle et d'amélioration de la qualité pour guider et améliorer la fonction de vérification (y compris une inspection périodique indépendante des pratiques réalisée conformément à la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada).
  • Faire rapport au moins une fois l'an au DGA et au Comité de vérification au sujet
    • des résultats des activités de vérification et du rendement de la fonction de vérification;
    • de la pertinence et de l'efficacité des processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle, et des améliorations possibles.
  • Fournir un avis global annuel au sujet des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'Agence.
  • Aider dans le cadre d'enquêtes sur des activités frauduleuses dont on soupçonne l'existence au sein de l'Agence et aviser la direction et le Comité de vérification des résultats.
  • Présenter au Bureau du contrôleur général, une fois l'an, le Plan de vérification interne et des rapports relatifs aux engagements de vérification complétés, y compris les réponses et les plans d'action de la direction.
  • Afficher sur le site Web de l'Agence, dans les deux langues officielles, les rapports de vérification interne dans les 90 jours suivant leur approbation par l'administrateur général.

DGA et Comité de Vérification

Le Comité de vérification comprend trois membres de l’extérieur de l’Agence tel qu’établi dans le cadre du mandat du Comité de vérification. Le DGA est membre ex-officio. Le Comité doit assurer une surveillance et formuler des recommandations au DGA sur :

  • Les fonctions de vérification interne (c.-à-d. les budgets, les plans, les rapports de vérification, les réponses de la direction et le rendement de la fonction)
  • Le travail effectué par le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) et les travaux d'autres organismes centraux liés à la vérification
  • Le suivi des plans d'action de la direction
  • Les états financiers et l'établissement de rapports sur les comptes publics
  • La gestion du risque
  • L'établissement des rapports redditionnels de l'Agence
  • Les valeurs et l'éthique
  • Le cadre de contrôle de gestion

Le directeur général de l'Agence (DGA) doit :

  • Approuver les ressources prévues pour la fonction de vérification interne et les budgets, ainsi que les plans de vérification interne, les rapports et les réponses de la direction s'y rattachant
  • Approuver les états financiers, les modalités en matière de gestion des risques et de contrôle au sein de l'Agence et les rapports redditionnels de l'Agence.

Les gestionnaires de l'Agence (entités vérifiées) doivent :

  • Élaborer et mettre en œuvre des mécanismes adéquats de gouvernance, de gestion des risques et de contrôles internes en vue d'atteindre les résultats attendus au sein de l'Agence et du gouvernement
  • S'assurer que leur personnel collabore pleinement dans le cadre des travaux réalisés par les vérificateurs internes
  • Préparer des réponses de la direction relatives à des recommandations spécifiques, dans les 15 jours suivant la date d'envoi du rapport de vérification final dans lequel une réponse de la direction a été demandée. La réponse de la direction doit traiter de chacune des recommandations contenues dans le rapport. Dans des circonstances exceptionnelles, le dirigeant de la vérification peut accorder plus de temps afin de compléter la réponse de la direction
  • Établir si un plan de communications relatif aux conclusions de la vérification est nécessaire, et préparer le plan en vue de le présenter au Comité de vérification interne avec la réponse de la direction
  • Préparer des rapports d'étape relatifs à la mise en œuvre des éléments énoncés dans la réponse de la direction et ce, jusqu'à cinq ans après la vérification interne initiale.

Pouvoirs

Le dirigeant principal de la vérification et le personnel de la fonction de vérification interne sont autorisés à :

  • Avoir un accès illimité à l'ensemble des fonctions, des dossiers, des biens et du personnel, et ont le droit d'obtenir de l'information et des explications des employés et des entrepreneurs travaillant pour l'Agence, conformément aux lois applicables
  • Avoir un accès complet et libre au Comité de vérification de l'Agence ainsi qu'au président et au vice-président du Comité
  • Affecter des ressources, établir des fréquences, choisir des sujets, déterminer la portée des travaux et mettre en application les techniques nécessaires pour accomplir les objectifs de vérification
  • Obtenir l'aide nécessaire du personnel au sein des unités de l'Agence où ils effectuent des vérifications, ainsi que d'autres services spécialisés fournis à l'intérieur de l'Agence ou à l'extérieur
  • Exercer sans entrave leurs responsabilités, et notamment faire rapport de leurs conclusions au DGA, au Comité de vérification de l'Agence et, le cas échéant, au contrôleur général.

Le dirigeant principal de la vérification et le personnel de la fonction de vérification interne ne sont pas autorisés à :

  • Exécuter des tâches opérationnelles pour l'Agence
  • Instituer ou approuver des opérations comptables à l'extérieur de la fonction de vérification interne
  • Diriger les activités de tout employé du ministère qui n'est pas à l'emploi de la fonction de vérification interne, sauf si l'employé en question a été affecté à une équipe de vérification ou chargé d'aider autrement les vérificateurs internes.

Normes de pratique de vérification

La fonction de vérification interne doit satisfaire ou dépasser les exigences établies dans le cadre de la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada et les normes, notamment les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l'Institut des vérificateurs internes.

______________________________
Dirigeant principal de la vérification
(Approbation demandée)
___________________
Date
______________________________
Président ou vice-président du
Comité de vérification
(Approbation recommandée)
___________________
Date
______________________________
Directeur général de l'Agence
(Approbation)
___________________
Date

Définitions

Dirigeant principal de la vérification : Le représentant chargé de diriger la fonction de vérification interne à l'Agence.

Vérificateur interne : Employé de l'Agence Parcs Canada ou tout autre représentant officiel désigné par celle-ci, effectuant des travaux de vérification interne.

Gestionnaire de programme (entité vérifiée) : Employé de l'Agence Parcs Canada ou tout autre représentant désigné par celle-ci, dont les opérations, le programme, l'unité de gestion, le centre de services ou la direction générale font l'objet d'une vérification.

Activités d'assurance : Examen objectif des éléments probants servant à fournir une évaluation indépendante des processus de gestion des risques, de contrôle ou de gouvernance. Comprend notamment les vérifications opérationnelles, financières, de conformité, de sécurité des systèmes et de diligence professionnelle.

Activités de consultation : Services consultatifs et connexes dont la nature et la portée sont convenues au préalable avec un client et qui ont pour objectifs de créer une valeur ajoutée et d'améliorer les processus de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle de l'Agence. Cela comprend notamment des avis, des conseils, de la facilitation et de la formation.

Contrôles : Toute mesure prise par la direction ou les employés en vue de gérer les risques et d'accroître la probabilité que les objectifs et les buts fixés seront atteints. La direction planifie, organise et dirige la mise en œuvre de mesures suffisantes pour donner une assurance raisonnable que les buts et objectifs seront atteints.

Gouvernance : Combinaison de processus et de structures mis en place par le Conseil de direction afin d'informer, de diriger, de gérer et de surveiller les activités de l'organisation en vue de réaliser ses objectifs.

Risque : Possibilité que se produise un événement qui aura un impact sur la réalisation des objectifs.

Gestion des risques : Processus visant à identifier, évaluer, gérer et contrôler les événements éventuels et les situations pour fournir une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs de l'organisation.


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